【カイポケ】豊富な経営支援機能もついた介護記録ソフト

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カイポケの特徴は？

「カイポケ」は、介護業界における業務効率化をサポートするクラウドベースの総合介護ソフトであり、特に中小規模の事業所から広く支持されています。2024年4月時点で全国で50,400以上の事業所が導入しており、訪問介護、訪問看護、通所介護など、介護サービス全般に対応しています。このソフトは、介護記録の電子化と請求業務の自動化により、従来の紙ベースの管理や手作業の業務を大幅に効率化し、経営支援までを包括的にサポートします。

1. カイポケの基本的な機能と特徴

1.1 介護記録のクラウド管理

「カイポケ」の最大の強みは、介護記録をクラウド上に保存できる点です。従来の紙ベースの記録管理は、年月が経過するにつれて膨大な帳票が蓄積し、実地指導や監査の際に書類の整理と準備が大変でしたが、カイポケを利用すれば、インターネットを介して必要な書類にすぐにアクセスし、確認や修正を行うことが可能です。必要に応じて、印刷することもできるため、デジタルとアナログの両方に対応しています。これにより、事業所のペーパーレス化が進み、書類管理の手間が削減されます。

1.2 自動化された国保連請求

カイポケでは、介護報酬請求業務も大幅に自動化されています。月次の予定実績データを入力するだけで、国保連や利用者への請求書が自動的に作成され、国保連への伝送請求もワンクリックで完了します。この機能により、請求業務にかかる時間やミスを減らすことができ、業務効率の向上に寄与します。また、1度入力したデータが様々な必要書類に自動で連携されるため、データの転記作業が不要となり、さらに効率的です。

1.3 タブレットやスマホによる記録管理

現場での記録業務は、タブレットやスマートフォンを使って簡単に行うことができます。これにより、職員は外出先でもリアルタイムで記録を入力することができ、事務所に戻ってからの追加作業が減少します。これによって残業時間が削減され、介護職員の負担軽減にもつながります。さらに、音声入力機能も搭載されており、高齢者やITに不慣れな職員でもスムーズに業務を進めることが可能です。

2. 経営支援機能

カイポケは、単なる介護記録ソフトに留まらず、経営支援サービスも充実しています。これにより、事業所の運営を多角的にサポートし、経営の効率化を図ることが可能です。

2.1 勤怠管理と給与計算

介護事業所では、職員の出勤管理やシフト作成、給与計算などが複雑で時間がかかる業務ですが、カイポケを利用すれば、これらの業務を一元管理することができます。勤怠管理やシフト管理がデータで連携されるため、給与計算の手間が大幅に削減されます。これにより、職員の労務管理が効率化され、管理者の負担が軽減されるだけでなく、経営の透明性も向上します。

2.2 会計・経理機能

カイポケは会計や経理業務もサポートしており、事業所の財務管理をシステム上で行うことができます。特に、介護保険請求業務と連携することで、売上や経費の管理が一元化され、財務状況の把握が容易になります。また、各種帳票類の作成や税務処理の支援機能もあり、経営者や経理担当者にとって非常に有益なツールとなっています。

2.3 求人支援サービス

介護業界は慢性的な人手不足が続いており、採用コストが大きな問題となっています。カイポケでは、この課題に対応するために、求人サイト「カイゴジョブ」を活用した無料の求人広告掲載サービスを提供しています。これにより、事業所はコストをかけずにスタッフを募集でき、採用活動を効率的に進めることが可能です。

2.4 早期入金サービスとキャッシュフロー改善

介護事業所にとってキャッシュフローの問題は常に頭痛の種です。国保連からの入金が2ヶ月遅れることが一般的であり、資金繰りが難しい場合もあります。カイポケでは、この問題を解決するために「早期入金サービス」を提供しており、最短5営業日で資金化が可能です。これにより、資金繰りの改善を図り、事業所の経営を安定させることができます。

3. 導入のメリットとデメリット

3.1 メリット

カイポケの主な利点としては、以下の点が挙げられます。

業務効率化：記録業務や請求業務が自動化されるため、職員の業務負担が大幅に軽減されます。また、タブレットやスマホでの記録入力が可能なため、現場での作業がスムーズに進みます。
経営支援機能の充実：勤怠管理や給与計算、会計処理などが一元管理でき、経営者にとって非常に有用です。特に、早期入金サービスや求人支援サービスは経営上の大きな助けとなります。
導入のしやすさ：クラウドベースであるため、初期費用がかからず、必要な時にいつでも最新の情報にアクセスできる点が魅力です。

3.2 デメリット

一方で、カイポケにはいくつかの課題も存在します。

サポート体制の不満：利用者の中には、カスタマーサポートやコンサルティングサービスに不満を感じている人もいます。特に、担当者の対応が不親切だったり、サポートが不十分だと感じるケースが報告されています。
操作性の問題：一部の利用者は、システムの使い勝手に関しても不満を持っており、特に初めて利用する際には操作が複雑に感じることがあるようです。また、システムの改善が遅れているとの声もあり、使い勝手の向上が求められています。
コスト面での課題：カイポケは安価なサービスであるため、多くの事業所が導入していますが、その反面、安価ゆえに機能面での限界やサポート体制の脆弱さが指摘されています。

4. 評判と利用者の声

カイポケの評判は全体的に高いものの、賛否が分かれる部分もあります。多くの事業所が導入に満足しており、業務効率化や経営支援機能に対して高い評価をしています。特に、小規模事業所にとっては、低コストでありながら多機能な点が魅力とされています。

一方で、一部の利用者からは、システムの操作性やカスタマーサポートに対する不満が聞かれます。特に、システムの改善が遅れることや、サポート担当者の対応が十分でないと感じるケースが報告されています。しかし、これらの課題を抱えつつも、総合的なコストパフォーマンスや利便性の高さから、多くの事業所で引き続き利用されています。

まとめ

「カイポケ」は、介護事業所の業務を大幅に効率化するためのクラウドベースの総合介護ソフトです。介護記録のデジタル化、国保連への自動請求機能、タブレットやスマートフォンによる現場での記録入力など、多機能なシステムを提供しており、業務負担の軽減やペーパーレス化に貢献しています。また、経営支援機能として、勤怠管理、給与計算、会計処理、求人支援なども網羅しており、介護事業所の経営効率化をサポートします。

一方で、システムの使い勝手やサポート体制に対する不満も一部で報告されています。特に、システムの操作が難しいという声や、カスタマーサポートの対応に不満を持つ利用者もいますが、全体としては多くの事業所に支持されており、その利便性とコストパフォーマンスの高さが評価されています。

総じて、カイポケは中小規模の介護事業所にとって特に有用なソリューションであり、業務の効率化と経営支援を一手に引き受ける信頼性の高いシステムとして活用されています。