【ミラモス】介護業界向けのシフト自動作成サービス

「ミラモス (miramos)」は、コニカミノルタが提供する介護施設向けのシフト自動作成システムで、AI（人工知能）技術を活用し、介護業界に特化した効率的なシフト管理をサポートする革新的なソリューションです。介護現場では、職員のシフト作成は非常に重要でありながら、複雑で時間のかかる業務の一つです。シフトの作成には、職員の個別の希望、休暇のスケジュール、人員のバランス、勤務形態の多様さなど多くの要素を考慮しなければならず、管理者にとっては大きな負担となっています。この「ミラモス」は、AIを活用してその負担を軽減し、効率化を図るために設計されました。

1. ミラモスの概要

ミラモスは、介護施設の特有のニーズに対応したシフト作成ソフトウェアであり、AIが施設のルールや要件を自動的に反映したシフトを生成します。このシステムを導入することで、シフト作成に要する時間が大幅に短縮され、シフト担当者や管理者の負担が軽減されます。ミラモスは、介護業務におけるシフト作成のプロセスを自動化し、職員が本来のケア業務に専念できる環境を提供することを目的としています。

従来、介護施設では人手によるシフト作成が一般的でしたが、職員の希望や施設の規則を考慮しながら、毎月シフトを手動で調整することは非常に時間がかかり、担当者にとって大きな負担となっていました。特に、シフト作成には人員のバランスや相性、夜勤専従者の配置など、細かい調整が必要で、ミスが発生しやすい作業でもあります。ミラモスは、これらの複雑な要素をAIが自動的に処理し、効率的にシフトを作成することができる点で、非常に画期的なツールです。

2. ミラモスの特徴と機能

ミラモスの主な特徴は、AIを活用したシフト自動作成機能です。具体的には、以下のような機能が含まれています。

AIによるシフト自動作成

AIは、職員のスケジュール、個々の希望、施設の勤務ルール、人員配置のバランスなど、様々な要素を総合的に考慮してシフトの原案を自動的に作成します。この自動作成機能により、シフト作成にかかる時間が劇的に短縮されます。従来は数日かかっていたシフト作成が、わずか数時間で完了することが可能となり、管理者の労力が大幅に軽減されます。

施設ごとのルールのカスタマイズ

ミラモスは、各施設の独自のルールや特定の要件に応じてシフトを自動生成することができます。例えば、職員同士の相性や夜勤専従の配置など、施設ごとの運営ポリシーに合わせて柔軟にシフトを調整することが可能です。この機能により、施設の運営方針に基づいた効率的なシフト管理が実現します。

介護報酬加算の要件チェック

介護施設では、適切な人員配置を行い、加算要件を満たすことが重要です。ミラモスは、シフト作成時に自動的に加算要件をチェックし、必要な人員配置がクリアされているかを確認します。これにより、加算が認められないリスクを軽減し、施設の収益性を確保するサポートを行います。

行政対応の効率化

シフト作成においては、施設側が行政に提出するための勤務形態一覧表を作成する必要があります。ミラモスは、行政が求めるフォーマットに合わせて自動的に勤務形態一覧表を生成し、提出のための準備を簡略化します。これにより、監査対応や書類作成の手間も大幅に削減されます。

3. ミラモス導入の効果

実際にミラモスを導入した介護施設では、いくつかの具体的な効果が報告されています。

シフト作成時間の短縮

ミラモスの導入により、従来3日かかっていたシフト作成作業が、わずか半日以下で完了するようになった事例があります。AIが自動的にシフトの原案を作成し、担当者はその提案を基に微調整を行うだけで済むため、時間の大幅な節約が可能です。これにより、管理者やシフト担当者がケア業務や他の重要な業務に集中できるようになりました。

シフト作成の属人化の解消

シフト作成は、特定の担当者に依存しがちな業務ですが、ミラモスの導入によってこの属人化が解消されます。AIが客観的にシフトの原案を作成するため、職員間の不公平感や不満が軽減され、チーム全体のコミュニケーションが円滑になる効果があります。特に、シフト作成においては、職員間の感情的な対立が生じることがありますが、AIの介入によりそのようなトラブルも減少します。

加算の返戻リスクの軽減

介護施設では、適切な人員配置を行わないと加算が認められないリスクがありますが、ミラモスの加算要件チェック機能により、事前に必要な人員配置を確認することができ、返戻リスクを大幅に軽減できます。この機能により、施設の運営における財務的なリスクが減少し、収益の安定化に寄与します。

職員のストレス軽減

ミラモスは、職員の希望やニーズに基づいたシフトを自動で作成するため、職員の満足度も向上します。従来、シフト作成には多くのストレスが伴っていましたが、AIが自動でシフトの原案を作成することで、担当者の精神的な負担が軽減されます。また、シフトの公平性が保たれることで、職場内の雰囲気も良好に保たれます。

4. ミラモスの導入プロセスとサポート

ミラモスの導入プロセスは、非常にシンプルです。まず、施設のニーズや課題をヒアリングし、それに基づいた提案を受けるところから始まります。その後、無料トライアルを実施することで、実際のシフト作成にどのような効果があるかを確認できます。導入が決定した場合には、コニカミノルタの手厚いサポートを受けながらシステムの設定や操作方法を習得することができます。

また、ミラモスはクラウドベースで運用されているため、インターネットに接続できる環境があれば、外出先からでもシフトの確認や変更が可能です。この点でも、柔軟な運用が可能となり、施設の運営における利便性が向上します。

5. ミラモスのメリットとデメリット

ミラモスの最大のメリットは、シフト作成にかかる時間と手間を大幅に削減し、効率化を図れる点です。また、AIを活用した自動作成により、属人化の解消や職員間の不満の軽減、加算要件のチェック機能を通じた返戻リスクの低減など、多くの利点があります。これにより、施設全体の業務効率が向上し、運営の安定化にも寄与します。

ミラモスのデメリットとしては、特定の機能に特化しているため、すべての介護施設が求める全機能をカバーしていない点が挙げられます。例えば、複雑な業務管理や他の運営上の機能を統合的に扱うようなソフトウェアと比べると、シフト作成に特化しているため、汎用性の面での限界がある場合があります。しかし、介護シフト作成という重要な課題に集中している点は、導入効果が高く、多くの施設にとって十分な機能を持つと言えるでしょう。

6. ミラモスが介護業界にもたらす影響

介護業界は、慢性的な人材不足と職員の高い離職率といった課題を抱えています。そのため、管理者にとっては、職員の勤務環境の改善と業務効率化が喫緊の課題となっています。ミラモスのようなAIを活用したシフト自動作成ツールは、こうした業界の課題解決に寄与する可能性があります。

シフト作成において、従来の手動による作業は非常に労力を要し、ミスや属人化の問題が頻発していました。これに対してミラモスは、シフト作成の属人化を解消し、AIが客観的なシフト案を提示することで、職員間の不満や対立を軽減し、働きやすい環境を提供します。このような効果により、職員の定着率が向上し、施設の運営にも安定性がもたらされます。

さらに、加算要件の自動チェック機能を通じて、適正な人員配置が保証され、行政対応や監査にも迅速に対応できる点は、施設にとって大きなメリットです。これにより、施設の財務的な安定も図られるため、長期的な経営改善にも寄与する可能性があります。

7. まとめ

ミラモスは、介護施設に特化したシフト自動作成ソフトとして、AI技術を活用し、シフト作成にかかる労力を大幅に削減し、施設の業務効率化を実現するための強力なツールです。特に、職員の希望や施設の独自ルールに応じたシフト作成が可能である点や、加算要件の自動チェック機能を備えている点は、施設運営における大きな利点と言えるでしょう。導入によって得られる効果は、シフト作成時間の短縮、職員間の不満の軽減、施設の財務リスクの低減など多岐にわたり、介護現場の改善に大きく貢献します。

ただし、特定の機能に特化しているため、すべての施設に万能なソリューションとは言えませんが、シフト作成に関する課題を抱える施設にとっては、非常に有効な選択肢であることは間違いありません。これからの介護業界において、AIを活用した業務効率化の一環として、ミラモスのようなツールがますます重要な役割を果たしていくことが期待されます。